仕事

【無駄は一切なし】最速で会議を終わらせる方法(早く帰るために)

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・また、会議だ、仕事が止まっちゃうよ

・早く帰りたいのに、会議が長くなりそうだ

・会議を早く終わらせる方法はないのか

会議って、長い時間拘束されて無駄な時間を過ごしてしまいます。

時間をかけて有意義な結果に繋がることはほとんどありません。

 

\この記事のポイント/

会議を早く終わらせ、自分の仕事を早く済ませて帰れる」を目指す!

・会議が長引く理由を分析

・長い会議は、デメリットしかない

・結論を早く出す方法

 

会議は、プロジェクトなど、物事の遂行には、重要な手段ですが、効果的に使わなければ、無駄が多いです。

最適な方法を身に付け、会議を効率的に進め、早く終わらせましょう!

会議を早く終わらせる方法

会議を早く終わらせるためには、結論を出すことが必要です。

 

しかし、実際の会議は、なかなか結論が出ず、ダラダラと時間だけが過ぎてしまいます。

どうして、結論が出ないのでしょうか?

結論が出ない理由

・結論に利害関係がある

・結論に大きな責任が伴う

・いい意見が出ていない

 

結論は、ある程度まとまっていないといけません。

意見をまとめるために必要なことをまとめてみましょう!

・参加者が納得している

・最大限の効果があると見込める

・実現可能な範囲であること

 

この3点が揃っていれば、大体まとまって結論を出すことができるはずです。

結論を素早く出す方法として、こちらの記事でも、詳しく解説しています。

アイキャッチ
【時間短縮】話し合いで、意見を素早くまとめる方法(無駄なし)話し合いをしていると、何かと時間がかかります。もっと早く意見をまとめたい、そうは思いませんか?意見がまとまらないのには、理由があります。その理由を解決しながら、結論を素早く導く方法を紹介しています。時間短縮で、素早く意見をまとめ、話し合いを終わらせましょう!無駄な時間を過ごさないように、ぜひ活用していきましょう!...

会議が長引く理由

会議が長引く理由として、以下のようなことが考えられます。

・そもそも、結論がまとまらない

・参加人数が多すぎて、全員が意欲的に参加できていない

 

会議が長引く要因として、結論(結果)がまとまらないことが挙げられます。

決まらない

やはり、意見がまとまらず、結論にたどり着けないことが、会議の長引く理由の根幹です。

しっかりと結論に至るためには、以下のことを意識しましょう!

 

・求められている条件をしっかりと認識する

・結論にたどり着く筋道を意識できている

・他人の意見や提案をうまくくみ取る

 

とにかく、どういった結論が出たら、大丈夫なのか結論や到達点を意識することが重要です。

参加人数が多すぎる

参加者が多すぎる会議は、あまり有意義とは言えません。

理由としては、

・まとまらない(意見が統一的でない)

・参加者の意欲が下がり、よい意見が出ない

 

会議に参加する人数が多すぎると、まとまりにくくなります。

参加者の意図が交錯して、複雑になるためです。

 

また、参加者が他人に任せるようになり、意欲的に会議に参加しなくなるからです。

 

長い会議はデメリットしかない

長い会議は、百害あって一利なしです。

理由としては、

・集中力が続かない

・やらなければいけない仕事ができなくなる

このように、結論が時間をかければかけるほど、出にくくなります。

その上、拘束されるという負のサイクルです。

 

集中力が続かない

長い時間拘束されれば、その分集中力がなくなり、いい結論に繋がる議論はできません!

人間の集中力は、そんなに長く続きません。

洗練された、いい意見や提案は、最初の方しか出ません。

 

長引けば長引くほど、会議に対する集中力は薄れて、早く終わらないかなとか思うようになるはずです。

そうなってしまうと、もう時間の無駄でしかありません。

やらなければいけない仕事が滞る

会議は、仕事と並行で行わなければならないため、会議が長引けば、仕事が滞ってしまいます。

会議の間は、自分のやるべき仕事に手を付けることができません。

 

そのため、会議の時間を短くできないと、やるべき仕事が終わらず、残業になってしまうかもしれません。

長引いた分、仕事も遅れてしまうので、完全に無駄です。

 

できるだけ、早く終わらせることを推奨します。

 

結論を素早く出す方法

 

結論を素早く出す方法として、

・始めは、ブレスト(ブレインストーミング)して、多くの意見を出す。

・少人数で、積極的に議論に参加する

・意見の共通点を見つけ出し、出された意見をつないでいく

 

基本的に、批判をしない方が、意見はまとまりやすいです。

(批判=他人を攻撃する)と近い状況になります。

そうすると、反論という形で意見が発生するので、まとまりにくくなってしまいます。

会議を早く終わらせるためには、有益な意見に誘導することが必要です。

そのためには、下準備が必要になってきます。

 

やっておくべき、下準備は、

・会議の主旨の分析

・自分の提示する意見や提案のブラッシュアップ

・参加者が提案してくる可能性のある内容を予想

 

これをしておくだけで、会議の中で、結論へ導くことはより簡単になります。

例としては、

 

・この会議の目的は、○○なので、こうしてはどうでしょう!

・○○さんの意見は、ここがいいので、活用して、これとまとめましょう!

・ここが良くなれば、この意見は使えるかもしれませんね。

というように、意見を尊重しながら、結論を作っていくことを、会議中に意識しておくことが重要です。

 

最後に

 

会議は、長くなるとデメリットしかありません。

 

洗練した意見を、バンバン出して、サクッとまとめて、実行に移すことが重要です。

時間を短縮することを意識して取り組みましょう!

脱残業!

ありがとうございました。

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ryoku
人生を豊かに、やりたいことを全力でがモットーの営業サラリーマン! 23歳だけど、人生はやりたいことをすべきと思い、やりたいことを実現する生活に役立つ情報をサーチするのが趣味 筋トレ×自己啓発×お金で、豊かな生活を目指す!